THE FAN SYNDICATE GROUP recherche un.e Office & Operations Manager.

THE FAN SYNDICATE GROUP est le premier groupe indépendant de communication dédié à l’industrie du sport (50 collaborateurs). Nous accompagnons les détenteurs de droits sportifs, les organisateurs d’événements et les marques partenaires (FFF, Crédit Agricole, Paris Saint-Germain, UEFA, FDJ UNITED, Banque Populaire, Decathlon…) en matière de stratégie de marque, de fan engagement, d’activation, de contenus, d’influence et d’événementiel.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un.e Office & Operations Manager. Rattaché.e au Directeur Administratif et Financier, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de l’agence, en accompagnant les équipes comme les dirigeants sur l’ensemble des sujets d’organisation, d’administration et de coordination.

Vos missions

Office management

• Gérer les commandes de fournitures, consommables et équipements.
• Organiser et optimiser les espaces de stockage et les espaces communs.
• Assurer le traitement du courrier entrant et sortant.
• Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques.
• Participer à l’organisation de la vie de l’agence et des événements internes (séminaires, petits-déjeuners, soirées, réunions d’équipe…).

Assistance de direction

• Gérer les agendas des dirigeants et organiser leurs rendez-vous.
• Préparer les déplacements professionnels : réservations de trains, avions, hôtels, restaurants et logistique associée.
• Assurer le suivi administratif des demandes de la direction.
• Anticiper les besoins des dirigeants afin de fluidifier leur organisation quotidienne.

Support aux équipes

• Accompagner les équipes dans l’organisation logistique des opérations clients.
• Réserver les déplacements (transport, hébergement…) pour les collaborateurs intervenant sur les événements.
• Apporter un soutien administratif ponctuel aux différents services.

Gestion administrative

• Assurer le suivi administratif courant de l’agence.
• Participer au classement, à l’archivage et à la gestion documentaire.
• Organiser les réunions et préparer les éléments administratifs nécessaires.
• Assurer le suivi de certains contrats et dossiers administratifs.

Gestion comptable

• Contrôler les dépenses réalisées par carte bancaire (pointage mensuel des relevés bancaires)
• Assurer le suivi des dépenses et trajets des collaborateurs via le partenariat Uberpro
• Collaboration avec la comptable sur l’inventaire des immobilisations

Gestion RH

• Contribuer au suivi administratif des collaborateurs (arrivée, onboarding IT, départ) .
• Participer à l’élaboration et à l’implémentation du plan de formation annuel (tenue du fichier, contact avec les organismes de formation)
• Gérer la relation avec notre OPCO (Afdas), piloter le budget et faire les demandes de subventions (formations, apprentissage)

Achats & coordination fournisseurs frais généraux

• Identifier de nouveaux prestataires lorsque nécessaire.
• Suivi des contrats (date d’échéance notamment).
• Mise en concurrence des fournisseurs de frais généraux
• Comparer les offres, réaliser des analyses synthétiques et formuler des recommandations       à destination de la Direction afin de faciliter la prise de décision.

Profil recherché

• Minimum 5 ans d’expérience sur une fonction similaire.
• Excellent sens de l’organisation et des priorités.
• Forte autonomie et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Sens du service et excellent relationnel.
• Rigueur, discrétion et fiabilité.
• Capacité à prendre des initiatives et à proposer des améliorations d’organisation.
• Aisance avec les outils numériques.

Compétences

• Maîtrise de Google Workspace (Gmail, Agenda, Drive, Docs, Sheets, Slides).
• Bonne maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).

Ce que nous recherchons avant tout

Nous recherchons une personne qui aime faire avancer les sujets, faciliter le quotidien des équipes et trouver des solutions. Vous êtes organisé.e, proactif.ve, capable d’anticiper les besoins et de prendre des initiatives. Vous appréciez les environnements dynamiques où aucune journée ne ressemble à la précédente.

Informations pratiques

Contrat : CDI
Début : mi octobre 2026
Lieu : 42 rue des Tilleuls, 92100 Boulogne-Billancourt
Rémunération : En fonction de la qualification et de l’expérience
Contact : Envoyez votre candidature à maxime@thefansyndicate.com et celine@thefansyndicate.com